لحن را از روی موقعیت انتخاب کن
نامهٔ رسمی با تعارفِ بیشتر رسمی‌تر نمی‌شود. از رابطه‌ای که سؤال می‌دهد شروع کن: سازمان، مدیر، صاحب‌خانه یا کتابدار. این موقعیت، میزان صراحت و انتخاب سلام و پایان را تعیین می‌کند.
مقدمه‌ای که هدف را پنهان می‌کند به خواننده کمک نمی‌کند. احترام اینجا از روشن‌گویی و درخواستِ دقیق می‌آید.
هدفت را زود و روشن بگو
بعد از سلام، نخستین جمله باید بگوید چرا می‌نویسی. عبارت‌هایی مانند I am writing to request… یا I am writing to complain… مقصد را روشن می‌کنند.
نامشخص
I hope this letter finds you well…هنوز موضوع نامه معلوم نیست.روشن
I am writing to request a copy of my March account statement.درخواست و موضوع، در همان ابتدا پیداست.سلام و پایان را جفت کن
اگر نام خانوادگیِ گیرنده را می‌دانی، در این راهنما Dear Ms Patel, با Yours sincerely, همراه است. اگر نام را نمی‌دانی، Dear Sir or Madam, با Yours faithfully, می‌آید. این یک قرارداد آموزشی برای بازخوانی دقیق‌تر است.
هر سه نکتهٔ سؤال را پوشش بده
سه نکتهٔ سؤال، سه چیز برای پوشش‌اند؛ نه دستورِ تعدادِ پاراگراف‌ها. ایده‌های مربوط را کنار هم بگذار تا خواننده بتواند پاسخ هر خواسته را پیدا کند.
- گیرنده را از روی سؤال پیدا کن.
- هدف را در آغاز روشن کن.
- هر سه نکته را پیش از تحویل علامت بزن.
لحن را پیش از تحویل بازخوانی کن
از ابتدا تا پایان، صراحت و تناسب با همان موقعیت را چک کن. عبارت‌های خودمانی، جزئیاتِ بی‌ربط یا مقدمه‌ای که هدف را عقب می‌اندازد، ارزش بازنویسی دارند. صورت کامل فعل‌ها مانند I am می‌تواند به یکدستیِ لحن کمک کند؛ آن را یک قانونِ خودکارِ نمره‌گذاری تلقی نکن.
از آغاز تا پایان، یک لحن نگه دار
قبل از نوشتن، گیرنده، هدف و سه خواسته را مشخص کن. پیش از تحویل، همان سه تصمیم را در سلام، بدنه و امضا دوباره پیدا کن.
مثال آموزشیِ ساختگی
تمدید امانت از کتابخانه
در ۲ مه کتاب Modern Cities را از Northbridge Library گرفته‌ای. کتاب هفتهٔ آینده سررسید می‌شود و برای ارائه‌ای دانشگاهی دربارهٔ برنامه‌ریزی شهری به آن نیاز داری. به خانم Patel درخواستِ تمدیدِ دو هفته‌ای می‌نویسی.
سناریو و متن کاملِ نمونه را باز کن
Write a letter to Ms Patel at Northbridge Library. In your letter: give the book details, explain why you need more time, and request a two-week extension.
Dear Ms Patel,
I am writing to request a two-week extension on my loan of Modern Cities, which I borrowed from Northbridge Library on 2 May. The book is currently due next week, but I still need it for an assessed presentation at college.
The presentation examines how urban planning has changed city centres, and Modern Cities contains several chapters that I have cited in my research. My tutor has asked me to compare its arguments with local planning policies, so returning the book next week would leave me without an important source during the final stage of preparation. I also need to consult its case study of transport planning before I finalise my slides and references.
I would be grateful if you could extend the loan for a further two weeks, provided that no other reader has reserved the book. I can return it immediately after my presentation and will keep it in good condition until then. If an extension is not possible, please let me know so that I can make alternative arrangements. I look forward to hearing from you.
Yours sincerely,
Sara Ahmadi
نمونه ۱۸۶ کلمه با سلام، متن، پایان و امضا دارد؛ متنِ بدنه ۱۷۹ کلمه است. این شمارش، ارزیابی کیفیت یا نمره نیست.